Empresas fantasma: validación fiscal, legal y operativa en tiempo real

Validar a las empresas con las que realizas negocios siempre te ayudará a evitar contrataciones riesgosas en sectores clave como construcción, salud y tecnología, así como a salvarte de los riesgos que supone contratar a empresas fantasma.

El riesgo de las empresas fantasma para tu negocio

Las empresas fantasma, también conocidas como “empresas fachada” o “shell companies”, pueden dañar la reputación de tu negocio si no te previenes y utilizas herramientas de validación fiscal en tiempo real.

En diferentes países estas compañías suelen carecer de estructura, activos, personal o capacidad real para prestar los servicios que facturan. En la Unión Europea, por ejemplo, la Directiva contra el blanqueo de capitales ha identificado a este tipo de entidades como mecanismos usados para el fraude y la evasión fiscal. En Estados Unidos, la Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) ha puesto bajo la lupa a las shell companies como instrumentos recurrentes en casos de corrupción y lavado de dinero.

Las actividades relacionadas con las empresas fantasma son una pieza clave en esquemas de facturación falsa, desvíos y fraudes que afectan tanto a controles fiscales automatizados, debida diligencia operativa y aumentan el riesgo de contratar proveedores que no pueden o no van a cumplir con lo que requiere tu emprendimiento.

Prevención: herramientas y riesgos en sectores clave

Para prevenirte de estos peligros, puedes incorporar verificaciones en tiempo real y auditorías aleatorias, mismas que son una práctica de gestión de riesgo esencial en la actualidad, sobre todo en sectores clave como la construcción, salud y tecnología.

Uno de los principales riesgos de trabajar con proveedores que simulan operaciones son los riesgos fiscales que pueden derivar en bloqueos, sanciones y ajustes por parte de las autoridades tributarias. En Reino Unido, por ejemplo, la HM Revenue & Customs (HMRC) ha emitido sanciones millonarias a empresas que utilizaron compañías fachada en contratos públicos. En Brasil, la Receita Federal ha desmantelado redes de facturación falsa en sectores de infraestructura.

Mientras que en sectores clave como construcción, salud y tecnología este tipo de transacciones pueden comprometer la integridad de pacientes, seguridad en obras y el funcionamiento de complejos sistemas tecnológicos.

Casos de riesgo y claves para la detección

A nivel internacional también hay ejemplos: en 2021, la Comisión Europea reveló fraudes en contratos de equipo médico adquiridos a empresas sin operaciones reales durante la pandemia; y en África, se han detectado proyectos de construcción fantasma ligados a desvíos de fondos en obras públicas.

Cuando se trata del sector de la construcción, se recomienda exigir pólizas de seguro, garantías de cumplimiento, bitácoras firmadas y evidencias fotográficas con geolocalización de las empresas, así como pagos por entregas sujetas a verificación y validación de subcontratistas. En cuestión del sector de salud, se recomienda validar autorizaciones, licencias sanitarias y cédulas profesionales del personal. Por otra parte, resulta muy importante no aceptar facturas como único comprobante de suministro. A las empresas de tecnología se les puede solicitar evidencia de desarrollo, así como cláusulas de seguridad y custodia.

Claves para detectar empresas fantasma:

• Domicilio fiscal inexistente, o coincidente con el de otras empresas.
• Cuando se trata de empresas recién constituidas que facturan montos altos e inmediatos.
• Accionistas o representantes con domicilios en zonas de alta marginalidad o que niegan conocer la empresa.
• Pagos fraccionados o a rutas complejas de transferencia bancaria que no se relacionan con las operaciones de la empresa en cuestión.
• Falta de personal, contratos sin cronograma de obra, o documentación técnica mínima en construcción u otros servicios.
• Precios por debajo del mercado sin justificación realista, y proveedores que aparecen en listas negras de autoridades fiscales.

La solución: Validación fiscal en tiempo real

Hoy existen herramientas en diversos países que permiten verificar el estatus legal y fiscal de empresas en tiempo real. En la Unión Europea, las listas negras de la Comisión Europea permiten identificar proveedores de alto riesgo; en Estados Unidos, FinCEN cuenta con registros de beneficiarios reales; en América Latina, distintas agencias tributarias como la AFIP en Argentina o la Receita Federal en Brasil han incorporado portales de consulta pública.

Al mismo tiempo, confiar en plataformas globales de validación de identidad y cumplimiento KYC ayuda a evaluar listas negras internacionales, correos, IP y teléfonos sospechosos con tecnología anti-spoofing.